Die 7 Todsünden eines Project Sponsors – und wie Sie sie vermeiden

Im Projektmanagement entscheidet nicht nur das Team über Erfolg oder Misserfolg – die Rolle des Project Sponsors ist eine unterschätzte. Der Project Sponsor sorgt nicht nur für die Finanzierung des Projekts und wird bei Status Reports informiert, sondern spielt in allen Projektphasen eine wesentliche und vor allem auch aktive Rolle. Doch gerade hier werden immer wieder Fehler gemacht, die Projekte ins Wanken bringen und einen Erfolg gefährden.

Welche „Todsünden“ sollten Projektsponsoren unbedingt vermeiden?

 1. Fehlende Führung und Unterstützung 

Ohne sichtbare Rückendeckung durch den Project Sponsor fehlt dem Team das nötige Standing im Unternehmen bzw. bei relevanten Stakeholdern. Die Unterstützung „von oben“ ist ein kritischer Erfolgsfaktor – gerade bei Gegenwind oder (Ziel-) Konflikten im Unternehmen. Regelmäßige und aktive Führung motiviert das Projektteam und zeigt das Committment des Project Sponsors im ganzen Unternehmen.

2. Unklare Ziele und Prioritäten 

Wer nicht klar kommuniziert, wohin die Reise geht, riskiert ein zielloses Projekt, welches die Erwartungen nie erfüllen kann. Ein Projektsponsor muss seine Erwartungshaltung mittels Zielen, und klaren Prioritäten eindeutig festlegen und regelmäßig überprüfen. Die Prioritäten und Ziele dürfen sich besonders bei langen Projekten auch ändern. Der Projektleiter wird in Abstimmung mit dem Sponsor und dem Projektteam eine Auswirkungsanalyse durchführen.

3. Mangelndes Stakeholder-Management 

Stakeholder werden ignoriert oder zu spät eingebunden? Das rächt sich. Obwohl das Stakeholder-Management eine klassische Aufgabe für den Projekt- oder Programmmanager ist, muss sich auch der Sponsor aktiv daran beteiligen. Er muss für die richtigen Rahmenbedingungen sorgen und alle relevanten Interessengruppen im Blick behalten und bei Bedarf das Projekt Team unterstützen. Je nach Hierarchieebene muss der Sponsor hier auch selbstständig agieren.

4. Keine oder zu geringe Risikobereitschaft 

Risiken werden verdrängt, schöngeredet oder auf die lange Bank geschoben. Ein guter Sponsor fordert und fördert ein professionelles Risikomanagement – und steht auch zu unbequemen Wahrheiten. Risiken werden oft nur am Projektanfang erfasst, im Laufe des Projekts schwindet dann das Interesse an aktivem Risikomanagement. Fordern Sie als Sponsor regelmäßige Checks der Risiken und geben Sie dem Team Raum, diese auch zu erarbeiten.

5. Schlechte Kommunikation 

Fehlende oder unklare Kommunikation zwischen Sponsor, Projektleiter, Team und dem Projektumfeld führt zu Missverständnissen und kann zu Frust und Verzögerungen führen. Ein regelmäßiger Austausch auf Augenhöhe ist Pflicht. Auch, wenn die Terminkalender voll sind, nehmen Sie sich ausreichend Zeit für einen Austausch. Die Erfahrung des Teams und die Komplexität des Projekts und des Umfelds bestimmt den Aufwand für Ihr Engagement.

6. Passivität bei Problemen 

Wenn es brennt, ist der Sponsor nicht greifbar oder drückt sich vor Entscheidungen! Ein engagierter Sponsor ist bei wichtigen Problemen erreichbar, entscheidet schnell und übernimmt Verantwortung, wenn es darauf ankommt. Wie schon beim Risikomanagement erwähnt, hilft es nicht Probleme auf die lange Bank zu schieben oder zu ignorieren.  Jede Entscheidung zu einem Problem ist besser als keine Entscheidung! Ihr Projektteam wird es Ihnen danken.

7. Kein Commitment für Veränderungen 

Die konstante im Leben ist Veränderung. Das trifft auch auf unsere schnelllebige Geschäftswelt zu. Wenn der Sponsor nicht hinter notwendigen Veränderungen steht und alte Strukturen schützt, wird der Impact des Projekts dramatisch reduziert. Wenn sich das Umfeld ändert, dürfen sich auch Projektinhalte ändern. Wer Projekte erfolgreich machen will, muss Wandel aktiv begleiten und diesen vorleben.

Fazit: Der Projektsponsor ist mehr als nur ein Geldgeber und passive Aufsichtsperson – er ist Schlüsselfigur für den Projekterfolg. Vermeiden Sie diese Todsünden und sichern Sie Ihren Projekten den entscheidenden Vorsprung.

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